Portugês [PT]
Contexto do projeto
O Vivagas foi desenvolvido como uma plataforma de recrutamento e seleção com vitrine nacional de vagas, com o objetivo de conectar empresas e candidatos de forma mais eficiente, centralizando processos seletivos e melhorando a experiência de ambos os lados.
O projeto surgiu a partir da necessidade de reduzir a complexidade operacional de recrutamento e aumentar a eficiência na atração, triagem e acompanhamento de candidatos.
O problema
Como poderíamos tornar o processo de recrutamento mais simples, eficiente e claro para empresas e candidatos, reduzindo fricções operacionais e melhorando a experiência ao longo da jornada?
Empresas enfrentavam dificuldades com:
- processos descentralizados
- baixa visibilidade do funil de candidatos
- tempo elevado para triagem
Candidatos enfrentavam:
- experiências confusas
- falta de acompanhamento do processo
- baixa transparência
Processos de UX Research
A construção do produto foi fortemente orientada por validação com usuários, antes e durante o desenvolvimento.
Métodos utilizados:
- Entrevistas com usuários (empresas e candidatos)
- Observação de uso em contextos reais
- Pesquisas quantitativas e qualitativas
- Testes de usabilidade com versões pré-lançamento
- Testes A/B entre diferentes fluxos e abordagens
Decisões de produto
Com base nos insights, algumas decisões-chave foram tomadas:
- Simplificação do fluxo de candidatura
- Centralização das informações do processo seletivo
- Criação de uma experiência mais transparente para candidatos
- Estruturação da plataforma como vitrine nacional de vagas
- Priorização de usabilidade e velocidade na execução de tarefas
Decisão-chave: validar fluxos antes da implementação para reduzir retrabalho e garantir aderência às necessidades reais dos usuários.
A solução
Uma plataforma que aborda todos os pontos de contato entre empresa e colaborador, oferecendo soluções para a jornada como um todo e facilitando decisões estratégicas.
A plataforma integra, em um único lugar:
- divulgação de vagas em escala nacional
- gestão de candidatos e etapas do processo seletivo
- acompanhamento da jornada do candidato
- fluxos simplificados e orientados à ação
Com base nos insights levantados durante o discovery e nas validações com usuários, o produto foi estruturado em módulos que respondem diretamente às principais dores identificadas
Recrutamento e Seleção
- Centralização do processo seletivo em uma única plataforma
- Simplificação da triagem de candidatos e acompanhamento de etapas
- Decisão: reduzir complexidade operacional e aumentar visibilidade do funil
Gestão de Carreira
- Estruturação de planos de desenvolvimento e acompanhamento de evolução
- Decisão: permitir uma visão contínua da jornada do colaborador
Campanhas e Trilhas
- Automatização de onboarding e comunicação interna
- Decisão: aumentar engajamento e padronizar experiências
Feedbacks
- Sistema estruturado de troca de feedbacks entre colaboradores
- Decisão: incentivar cultura de desenvolvimento contínuo
Pesquisas Organizacionais
Resultados
A validação contínua com usuários e os ajustes realizados ao longo do processo resultaram em:
47% no tempo de ativação de novos usuários
+65% na adoção de funcionalidades
78% dos usuários percebendo a plataforma como superior às alternativas do mercado
Insights e Direcionamentos
A análise de mercado e de soluções existentes revelou padrões importantes no comportamento das plataformas de recrutamento e gestão de pessoas:
- Concorrentes diretos priorizavam volume de funcionalidades, mas apresentavam fluxos complexos e pouco intuitivos
- Muitas soluções fragmentavam a jornada do usuário em múltiplas ferramentas, gerando perda de contexto e retrabalho
- Havia baixa transparência para candidatos sobre o andamento dos processos seletivos
- Interfaces frequentemente focavam em operação interna, negligenciando a experiência do usuário final
A partir desses aprendizados, o direcionamento do produto foi orientado para:
- Simplificar fluxos e reduzir carga cognitiva nas principais jornadas
- Centralizar a experiência em uma única plataforma, evitando dispersão de informações
- Aumentar a clareza e previsibilidade da jornada, especialmente para candidatos
- Equilibrar eficiência operacional com experiência do usuário, evitando soluções excessivamente técnicas ou burocráticas
Decisão-chave: priorizar clareza e usabilidade como pilares centrais do produto, mesmo que isso implicasse reduzir complexidade ou postergar funcionalidades secundárias.
Principais recursos
Recrutamento e Seleção
- A plataforma oferece uma experiência de recrutamento personalizada e eficiente. Através da inteligência artificial, analisa dados e sugere os candidatos mais qualificados para cada vaga. Os candidatos encontram um portal intuitivo para se candidatar e acompanhar o processo, enquanto empresas otimizam seus processos seletivos, desde a atração até a triagem e o onboarding.
- Assertividade e redução no tempo de contratação (Acompanhamento simplificado de candidatos e etapas, formulários de candidatura simplificados, análises e relatórios de compatibilidade)
- Personalização de processo seletivo (Criação e aplicação de testes e avaliações, adaptação de templates de devolutivas, roteiros de entrevistas e scorecards)
- Experiência do candidato (Portal de vagas único com acompanhamento do processo seletivo, recebimento de proposta e envio de documentos)
Gestão de Carreira
- A plataforma automatiza a criação de planos de carreira alinhados aos objetivos da empresa, personalizando o crescimento profissional de cada colaborador. Com uma biblioteca completa de cargos e competências, é possível acompanhar a jornada de cada profissional, identificar oportunidades de desenvolvimento e garantir uma gestão de desempenho eficaz, aumentando a motivação e a retenção de talentos.
- Organização de dados de cargos e colaboradores (Criação de planos de carreira com uma biblioteca completa de cargos)
- Alinhamento de remuneração e promoções (Registro de salários e atividades desempenhadas e histórico profissional, comparativos, previsão de promoção e políticas de remuneração)
- Gestão de desempenho (Acesso de percentuais de compatibilidade de cada colaborador, relatórios de desempenho, visão clara da evolução e alinhamento aos cargos)
Campanhas e Trilhas
- Automatização e personalização de campanhas que estimulam a participação em processos de onboarding e diálogos sobre cultura, clima, projetos internos, ações de endomarketing, entre muitas outras possibilidades. As campanhas e trilhas temáticas promovem o engajamento dos colaboradores junto ao aumento da satisfação e o fortalecimento da identidade da empresa. Esse recurso oferece:
- Onboarding rápido e fácil (Disponibilização de campanhas sobre a cultura da empresa e coleta de dados dos colaboradores na 1º etapa da jornada).
- Campanhas temáticas (Interação com os colaboradores sobre temas de conscientização, interesses do colaborador e datas importantes).
- Trilhas personalizadas (Trilhas de conhecimento específicas de acordo com as diferentes áreas).
Feedbacks
- Criação e gestão de uma cultura de feedbacks para garantir uma comunicação centralizada entre liderança e liderados, um alinhamento de expectativas com atuação profissional e a criação de um ambiente de desenvolvimento contínuo. Colaboradores e gestores podem solicitar, receber e enviar feedbacks em diferentes momentos da jornada e relacionados a assuntos e competências específicas, tendo uma visão ampla do clima da organização e contribuindo com o crescimento individual e coletivo.
- Facilidade e personalização (Assuntos e conteúdos dos feedbacks são personalizáveis e a solicitação, envio, recebimento e acompanhamento de todos os feedbacks é intuitiva para que o processo aconteça de forma ágil)
- Variedade entre líderes e liderados (Feedbacks classificados por tipos, hierarquias e relacionados às competências cadastradas pela empresa, direcionando o assunto a ser tratado e o caminho de envio)
- Dashboard de acompanhamento (Todos os feedbacks solicitados, enviados e recebidos pela organização geram dados que permitem controle e análise da cultura de feedback internamente)
Pesquisas Organizacionais
- Pesquisas completas sobre temas relevantes para identificar o nível de satisfação dos colaboradores em relação a liderança, benefícios, jornadas de trabalho e diversidade. A partir de resposta e dados, as pesquisas permitem a obtenção de dados para trabalhar em ações rápidas. Esse recurso oferece:
- Pesquisas segmentadas (Disparo de pesquisas sobre temas relevantes como percepção sobre diversidade, inclusão, pertencimento e sustentabilidade).
- Enquetes colaborativas (Realização de pesquisas para uma participação ativa dos colaboradores em decisões).
- Análises de sentimento (Acompanhamento em tempo real o sentimento e humor dos colaboradores em relação a liderança, equipe e clima organizacional)
- e-NPS (Aplicação da principal pesquisa de satisfação interna para facilitar a tomada de ações de mudança).
Inteligência Artificial
- A Inteligência Artificial da plataforma automatiza a triagem de candidatos, analisa compatibilidades e gera relatórios detalhados para apoiar decisões estratégicas no recrutamento. Também é usada na análise de clima organizacional, identificando padrões e tendências em tempo real, ajudando a criar planos de ação eficazes. Isso torna a gestão de pessoas mais eficiente e precisa ao longo de toda a jornada do colaborador.
- Aumento na assertividade do recrutamento (Análise de currículos e perfis, relatórios de compatibilidade individuais e coletivos e ranking de melhores candidatos)
- Criação de conteúdos (Para campanhas específicas ou temáticas, a IA coleta instruções sobre o conteúdo e a empresa e gera o material interno a ser aplicado nas campanhas, agilizando processos de endomarketing)
- Diagnósticos de e-NPS (Coleta de dados a partir de pesquisas de clima e cultura, análise, previsões e identificação de tendências, insights sobre clima e sugestão de planos de ação internos)
People Analytics
- Todos os recursos oferecem dados sobre os colaboradores e suas jornadas na organização, que podem ser avaliados e cruzados para obter informações relevantes. Esses dados geram insights que auxiliam as equipes de Gestão e Recursos Humanos a criar estratégias mais assertivas e atuar de forma mais estratégica, reduzindo o tempo dos processos para destinar o foco ao ativo principal das empresas: as pessoas.
- Dashboards variados e completos (Página de dados para cada módulo, informações segmentadas e claras e acompanhamento em tempo real)
- Pesquisas e filtragens (Filtros diversos para uma visualização mais geral ou direcionada a departamentos, unidades, datas, assuntos, colaboradores, etc)
Design visual & Interface
A interface visual da plafatorma foi criada considerando aplicação de um brandinz sólido e condizente com a marca, além da incorporação de elementos e princípios de acessibilidade, hiearquia e arquitetura da informação, princípios heurísticos, de UX e design, entre outros. Em sua versão final, a plataforma se apresenta como uma interface amigável, intuitiva, limpa e moderna de forma a tornar seu uso descomplicado tanto para profissionais de RH quanto para os demais colaboradores de qualquer organização. Com o intuito de facilitar a implementação de melhorias e auxiliar equipes de design e desenvolvimento, o UI da plataforma foi construído por meio do Figma, com a elaboração de componentes e a criação de um design system.
Protótipo
Algumas telas e componentes principais da plataforma Hera podem ser visualizados a partir do site abaixo.
Observação: o protótipo da plataforma não foi disponibilizado devido à confidencialidade de dados da empresa e direitos relacionados ao produto.
Síntese
A plataforma Hera facilita a gestão estratégica de pessoas, automatizando processos de RH com foco na jornada do colaborador. Integrando UX design, inteligência artificial e people analytics, a plataforma otimiza o recrutamento, seleção, desenvolvimento e retenção de talentos. Suas funcionalidades promovem uma experiência centrada no usuário, melhorando a produtividade e engajamento dos colaboradores. Da pesquisa de usuário até a prototipação e a a criação e padronização do design system, o projeto foi desenvolvido sempre priorizando usabilidade e experiência otimizada.
Você chegou ao final deste projeto. Obrigada por acompanhar até aqui e espero que tenham gostado!
English [EN]
Project Background
With the goal of facilitating strategic operations and supporting employees from their first contact to the end of their journey at the company, the Hera platform integrates advanced technology, artificial intelligence, people analytics, and various other tools to optimize processes related to people management.
Project Details
Considering the time and resource consumption, the complexity and bureaucracy of processes, and the lack of precision or data-driven decision-making that many Human Resources teams face daily, Hera was designed to transform workforce management and allow teams to focus on the most valuable asset for any organization: its people. Hera offers a complete, modern platform that provides a holistic view of the employee journey, simplifying recruitment, onboarding, development, engagement, and talent retention. With a variety of features, Hera places the employee at the center of HR strategy, promoting a more productive and engaged work environment while contributing to an efficient employer brand.
My Roles & Responsibilities
As the UX/UI Designer for this project, I was in charge of:
- Market research
- Applying design thinking processes and agile methodologies
- User research
- Mapping user journeys
- Wireframing and prototyping
- Creating a design system
- Product branding
- Documentation and roadmap development
- Usability testing and validation
The Key Problem
How could we reduce HR bureaucracy to achieve more efficient and employee-centered management?
Why we chose to address this problem:
Complex, lengthy, poorly structured, or decentralized processes lead to inefficient results, waste unnecessary resources, and negatively impact people management within organizations.
The Solution
A platform that addresses every touchpoint between company and employee, offering solutions for the entire journey while facilitating strategic decision-making.
In light of the main problem, a system that simplifies all processes between the company and its employees is essential to ensure not only greater efficiency and accuracy but also improved productivity, well-being, and overall employee experience throughout their journey with the organization.
Brainstorming
Competitor Analysis
Hera's main competitors include HR platforms that cover everything from recruitment and selection to employee management, but they all share the use of technology as a facilitator of internal processes. Hera’s differentiator lies in its full support of the employee journey, coupled with the use of artificial intelligence across multiple touchpoints, which enhances decision-making and facilitates diagnostics.
Concorrentes diretos:
- InHire
- Gupy
- RhGestor
- Sólides
- Recrutei
Concorrentes indiretos:
- BambooHR
- Qulture Rocks
- Wellhub
Key Features
Recruitment and Selection
- The platform provides a personalized and efficient recruitment experience. Through artificial intelligence, it analyzes data and suggests the most qualified candidates for each position. Candidates can access an intuitive portal to apply and track their progress, while companies streamline their selection processes from sourcing to onboarding.
- Increased accuracy and reduced time-to-hire (Simplified candidate tracking, application forms, compatibility reports, and analyses)
- Personalized recruitment process (Create and apply tests and assessments, customize feedback templates, interview scripts, and scorecards)
- Candidate experience (A unique job portal to track application status, receive offers, and submit documents)
Career Management
- The platform automates the creation of career paths aligned with the company’s objectives, personalizing the professional development of each employee. With a complete library of positions and skills, users can monitor each professional's journey, identify growth opportunities, and ensure effective performance management, boosting motivation and talent retention.
- Organized data for positions and employees (Create career plans with a comprehensive job library)
- Aligned compensation and promotions (Track salary history, performed activities, professional growth comparisons, promotion predictions, and compensation policies)
- Performance management (Access individual compatibility scores, performance reports, and a clear view of progression aligned with roles)
Campaigns and Learning Paths
- Automate and personalize campaigns to drive engagement in onboarding processes, cultural dialogues, internal projects, employer branding, and more. Themed campaigns and learning paths promote employee engagement, satisfaction, and strengthen the company’s identity. This feature includes:
- Seamless onboarding (Campaigns about company culture and data collection in the first stage of the employee journey)
- Thematic campaigns (Interactive campaigns on awareness themes, employee interests, and key dates)
- Custom learning paths (Knowledge tracks tailored to different departments)
Feedbacks
- Create and manage a feedback culture to ensure streamlined communication between leaders and employees, align expectations with professional performance, and foster continuous development. Employees and managers can request, receive, and give feedback at different stages of the journey, with a broad view of the organization’s climate, fostering individual and collective growth.
- Ease and personalization (Feedback topics and content are customizable, and the process is intuitive, allowing for swift communication)
- Leader-employee diversity (Feedbacks are categorized by types, hierarchies, and company-registered competencies, streamlining communication)
- Tracking dashboard (All requested, given, and received feedback is tracked, generating data for internal feedback culture control and analysis)
Organizational Surveys
- Conduct comprehensive surveys on relevant topics to gauge employee satisfaction regarding leadership, benefits, work-life balance, and diversity. The surveys provide data to prompt rapid action. This feature includes:
- Segmented surveys (Send surveys on important topics such as diversity, inclusion, belonging, and sustainability)
- Collaborative polls (Involve employees in decisions through interactive surveys)
- Sentiment analysis (Real-time tracking of employees’ sentiments toward leadership, team, and organizational climate)
- e-NPS (Internal satisfaction survey to aid decision-making and action plans)
Artificial Intelligence
- The platform’s AI automates candidate screening, analyzes compatibility, and generates detailed reports to support strategic recruitment decisions. It also analyzes organizational climate, identifying trends and patterns in real-time, helping to create effective action plans. This makes people management more efficient and precise throughout the employee journey.
- Improved recruitment accuracy (CV analysis, individual and group compatibility reports, and ranked candidates)
- Content creation (For specific or themed campaigns, AI generates content based on company instructions, speeding up internal marketing processes)
- e-NPS diagnostics (Gather data from climate and culture surveys, analyze trends, and suggest action plans)
HR Analytics
- All features provide data on employees and their journeys within the organization, which can be evaluated and cross-referenced to generate relevant insights. These insights help HR teams create more precise strategies and focus on the company's main asset: people.
- Varied and comprehensive dashboards (Data pages for each module with segmented, clear information in real-time)
- Surveys and filters (Various filters for a broader or more department-specific view by date, topic, employees, etc.)
Visual Design & Interface
The platform’s visual interface was designed with strong branding, incorporating principles of accessibility, hierarchy, information architecture, heuristics, UX, and design. The final version presents a clean, intuitive, and modern interface, making it user-friendly for HR professionals and employees alike. To streamline design and development improvements, the UI was built in Figma, with the creation of components and a design system.
Prototype
Some key screens and components of the Hera platform can be viewed via the link below.
Note: The platform prototype is not available due to company data confidentiality and product rights.
Síntese
Hera App streamlines strategic people management by automating HR processes with a focus on the employee journey. By integrating UX design, artificial intelligence, and people analytics, the platform optimizes recruitment, selection, development, and talent retention. Its functionalities promote a user-centered experience, enhancing employee productivity and engagement. From user research to prototyping and design system creation, the project was developed with a constant focus on usability and an optimized user experience.
You’ve reached the end of this project. Thank you for cheking it out and I hope you liked it!
Made with Bullet